Organiser une arborescence de travail
Donnez des repères communs aux documents.
Responsables du classement documentaire
Un exemple concret
Le classement d’un projet d’aménagement
Une agence définit des emplacements communs pour les pièces du projet de son client.
Le nom du client sert de premier repère.
Les documents de préparation se retrouvent ensemble.
Un emplacement distingue les pièces destinées à la remise.
Le besoin de votre équipe
Une équipe partage des fichiers répartis dans des dossiers hétérogènes. Elle veut organiser une arborescence qui corresponde aux clients ou aux travaux qu’elle suit.
Avec Documents Cigales
Classer selon la recherche future
Le client et le rôle des pièces donnent les repères de navigation. La personne qui reprend le projet distingue les plans de travail des documents remis et sait où déposer la prochaine pièce.
Définir les repères
Choisissez les niveaux de dossier utiles aux activités de l’équipe.
Préparer les dossiers
Créez l’arborescence avec des noms que les collaborateurs pourront reconnaître.
Relire l’organisation
Parcourez le classement pour vérifier où devront être déposées les différentes pièces.
Ce qui change pour votre équipe
Un emplacement reconnu pour les pièces du projet
Les documents disposent d’emplacements compréhensibles pour les personnes qui les ajoutent ou les recherchent.
Et dans votre activité ?
Partons de votre organisation et des étapes décrites ici pour définir le périmètre de Documents Cigales adapté à votre équipe.
Parlons de ce cas Découvrir Documents Cigales