Ajouter les pièces au bon endroit
Conservez les documents dans leur contexte de travail.
Collaborateurs recevant des documents
Un exemple concret
Le relevé du bâtiment rejoint les études
Le client transmet un plan nécessaire au travail de l’agence.
Le collaborateur retrouve le dossier avant d’ajouter le fichier.
Le nom décrit clairement le document reçu.
L’équipe vérifie le dépôt avant de poursuivre la préparation.
Le besoin de votre équipe
Un client transmet une pièce nécessaire à un dossier en cours. Le collaborateur doit la déposer au bon endroit pour que la personne chargée du travail puisse la retrouver.
Avec Documents Cigales
Un dépôt utile a un emplacement et un nom
Une pièce reçue devient exploitable quand le collègue sait où la chercher et ce qu’elle contient. Le contrôle porte sur le document réellement ajouté.
Identifier le dossier
Retrouvez l’emplacement correspondant au client ou au travail concerné.
Ajouter la pièce
Déposez le fichier reçu dans ce dossier avec un nom compréhensible.
Contrôler le dépôt
Vérifiez la présence du document dans le classement avant de poursuivre le traitement.
Ce qui change pour votre équipe
Le relevé disponible dans le dossier de travail
La pièce rejoint le dossier où l’équipe la recherchera pour effectuer son travail.
Et dans votre activité ?
Partons de votre organisation et des étapes décrites ici pour définir le périmètre de Documents Cigales adapté à votre équipe.
Parlons de ce cas Découvrir Documents Cigales