Cigales Classement et documents de travail
Les documents retrouvent leur place.
Organisez les dossiers, déposez les pièces et retrouvez les documents utiles à votre activité.
Retrouver une pièce avec son contexte.
- Devis
- Contrats
- Pièces de travail
Classement et documents de travail
Documents Cigales
Un fichier est plus utile lorsqu’on sait à quel dossier il appartient et où le retrouver. La gestion documentaire Cigales propose une arborescence de travail et des liens avec le contexte métier pour accompagner la consultation des pièces.
Pour qui ? Équipes administratives, agences et cabinets.
Les fonctionnalités de Documents Cigales
Vos dossiers documentaires retrouvent leur contexte métier.
Gardez votre logique de classement et reliez les pièces aux contacts ou entreprises suivis. Les règles de chemin, les exceptions et les outils de consultation donnent une place durable aux documents de travail.
Règles de classement par identité
Composez des chemins avec le nom, le SIREN, le SIRET ou l’année pour retrouver les dossiers correspondant aux fiches métier.
Exceptions et règles prioritaires
Prévoyez une liaison particulière pour un client et ordonnez les règles générales. La recherche poursuit les correspondances jusqu’à trouver un dossier existant.
Stockage Cigales ou Google Drive
Travaillez avec le stockage documentaire Cigales ou le compte Google Drive raccordé, selon le périmètre retenu pour votre équipe.
Explorez les possibilités.
Ouvrez les sujets qui comptent pour votre projet.
Un classement relié aux fiches clientsL’arborescence suit les repères déjà utilisés par l’équipe.
- Chemins composés
- Retrouvez une structure comme « Clients / SIREN et nom / année » en combinant plusieurs repères dans un même niveau de dossier.
- Liaisons particulières
- Associez explicitement un dossier à un contact ou une entreprise lorsque son classement diffère de la règle habituelle.
- Aperçu et ordre des règles
- Examinez les correspondances sur des fiches et organisez la priorité des règles avant de les utiliser dans le suivi quotidien.
Les pièces utiles au travail quotidienDéposez, consultez et préparez les documents à partir de leur dossier.
- Dépôt dans l’arborescence
- Ajoutez une pièce dans son dossier et retrouvez le nom du fichier ainsi que ses informations de dépôt.
- Aperçu et téléchargement
- Consultez les PDF, images et médias pris en charge, ou récupérez le fichier pour le travailler dans un autre outil.
- Renommage et déplacement
- Faites évoluer l’organisation des dossiers et les noms des fichiers lorsque le travail ou vos conventions de classement changent.
Un espace documentaire à entretenirLe stockage choisi et la corbeille accompagnent la vie des pièces.
- Choix du stockage
- Le stockage Cigales accueille vos fichiers directement. Le raccordement Google Drive permet de travailler sur les documents accessibles au compte connecté.
- Restauration depuis la corbeille
- Retrouvez une pièce supprimée par erreur tant qu’elle est présente dans la corbeille, puis restaurez-la pour poursuivre le dossier.
- Suivi des opérations documentaires
- Les dépôts, créations de dossiers et autres opérations enregistrées conservent leur contexte pour retracer le travail sur les documents.
Voir ces fonctions en pratique
Relier le classement aux dossiers métierOrganiser une arborescence de travailEn pratique
Des situations que vous connaissez.
Responsables du classement documentaire
Organiser une arborescence de travail
Une équipe partage des fichiers répartis dans des dossiers hétérogènes. Elle veut organiser une arborescence qui corresponde aux clients ou aux travaux qu’elle suit.
Explorer ce cas d’usageAjouter les pièces au bon endroit
Conservez les documents dans leur contexte de travail.
Lire un document dans son dossier
Retrouvez la pièce avant de poursuivre le travail.
Retrouver un document supprimé par erreur
Récupérez une pièce encore présente dans la corbeille pour poursuivre le travail.
Récupérer les documents nécessaires
Préparez les fichiers utiles à une action extérieure au logiciel.
Relier le classement aux dossiers métier
Rapprochez les documents de l’activité qu’ils accompagnent.
Avant de commencer
Vos questions,
nos réponses.
Quels documents peut-on organiser ?
Le classement accueille les documents de travail de vos dossiers. Les formats à prévisualiser, les volumes et les règles de conservation sont à préciser selon vos usages.
Où sont conservés les documents ?
Nous définissons avec vous le stockage et les accès selon les documents à gérer, les volumes et l’organisation de votre équipe.
Faisons avancer votre projet
Commençons par
votre quotidien.
Ce qui vous prend du temps. Ce que vous aimeriez simplifier.
C’est le meilleur point de départ pour en parler.