Cigales Accueil et communication d’entreprise
Votre accueil téléphonique devient programmable.
Composez votre SVI par blocs, retrouvez le contexte de l’appelant et reliez vos postes SIP à l’accueil Cigales.
Exemple de SVI pour un hôtel
Un appel. Un parcours adapté.
- HorairesLa réception est ouverte
- RéservationLe numéro correspond à un séjour
- AccueilUne annonce reprend les dates
- TransfertLa réception sonne pendant l’annonce
Le bloc de recherche utilise les données de réservation raccordées. Le prénom et les dates peuvent personnaliser l’annonce.
Accueil et communication d’entreprise
Téléphonie Cigales
Un client appelle pour son séjour, une commande ou un dossier en cours. Le moteur de téléphonie Cigales compose la réponse avec vos horaires, des recherches métier, des annonces personnalisées et les règles de distribution de votre équipe. Les collaborateurs répondent depuis le navigateur, l’application Windows ou un poste SIP compatible.
Pour qui ? Équipes d’accueil, commerciales et support.
Les fonctionnalités de Téléphonie Cigales
Programmez ce qui se passe quand un client appelle.
Assemblez votre serveur vocal interactif avec des blocs, des conditions et les informations de votre activité. Une réservation, une commande ou un contact connu peuvent changer l’accueil et la suite de l’appel.
Un SVI programmable par blocs
Reliez annonces, menus, horaires, variables et transferts dans un éditeur visuel. Vous construisez la logique d’accueil qui correspond à votre organisation.
Reconnaître une réservation
Avec les données de réservation raccordées, le numéro appelant permet de retrouver le séjour et de personnaliser l’annonce pendant que la réception est appelée.
Des postes SIP et un téléphone web
Associez les téléphones de bureau compatibles et les postes navigateur à vos collaborateurs. Un groupe peut faire sonner les deux pour joindre la même équipe.
Explorez les possibilités.
Ouvrez les sujets qui comptent pour votre projet.
Construire votre scénario d’appelUn moteur de programmation visuelle pour adapter chaque étape de l’accueil.
- Blocs reliés sur un canevas
- Placez les étapes, reliez leurs sorties et configurez chaque bloc : message vocal, menu à touches, saisie, recherche métier, condition, transfert, SMS ou messagerie vocale.
- Variables et embranchements
- Réutilisez une saisie ou une information du dossier dans les annonces et décisions suivantes. Testez une valeur, sa présence ou son contenu pour choisir la branche du parcours.
- Horaires, fermetures et fuseaux
- Définissez plusieurs plages par jour et vos dates de fermeture. Le scénario distingue les périodes ouvertes et fermées dans le fuseau de votre accueil.
- Brouillon et publication séparés
- Préparez les modifications du scénario avant de publier la version utilisée pour les appels. Dupliquez un parcours existant pour créer un accueil adapté à une autre ligne.
- Annonces personnalisées
- Composez des annonces vocales à partir de vos textes et variables, ou utilisez un fichier audio préparé. Choisissez la langue et les messages diffusés pendant l’attente.
Relier l’appel aux données métierLe scénario retrouve les informations utiles avant la prise en charge.
- Séjour reconnu à l’appel
- La recherche de réservation utilise le numéro appelant dans les données hôtelières raccordées. Le prénom et les dates du séjour peuvent alimenter une annonce en français et en anglais pendant la mise en relation.
- Contact et entreprise retrouvés
- Recherchez l’appelant dans le CRM et réutilisez son nom, son entreprise et les informations disponibles pour personnaliser l’accueil ou orienter l’appel.
- Commande consultée dans le SVI
- Retrouvez une commande par sa référence ou l’adresse e-mail du client. Ses informations deviennent utilisables par les blocs suivants pour composer une réponse adaptée.
- Pièces attendues au cabinet
- Avec le module cabinet raccordé, le scénario peut préparer un message sur les pièces manquantes du dossier. L’accueil s’appuie sur le suivi existant de l’équipe.
- SMS au fil du parcours
- Ajoutez un envoi SMS à une étape du scénario. Son destinataire et son message peuvent reprendre les variables collectées pendant l’appel.
Distribuer les appels et organiser les relaisUne organisation qui suit les équipes, leurs postes et leur disponibilité.
- Groupes simultanés ou séquentiels
- Faites sonner plusieurs membres ensemble ou dans l’ordre défini. Préparez la destination suivante lorsque personne ne répond.
- Disponibilités des collaborateurs
- Les horaires et congés renseignés dans le CRM peuvent écarter les membres indisponibles de la distribution. Les appels suivent les disponibilités configurées de l’équipe.
- Files d’attente et débordement
- Placez l’appelant en file avec un accueil d’attente et un parcours de débordement. Les agents prennent en charge les appels selon la distribution configurée.
- Transfert direct ou accompagné
- Transférez vers un collègue, un groupe ou un numéro. Avec le transfert accompagné, échangez d’abord avec le destinataire puis finalisez le relais, ou reprenez l’appel.
- Contexte annoncé au collaborateur
- Préparez un message réservé à la personne qui décroche avant sa mise en relation avec l’appelant. Le message peut reprendre les informations recueillies par le scénario.
Choisir les équipements de votre équipeNavigateur, application Windows et postes SIP compatibles dans le même accueil.
- Téléphoner dans le navigateur
- Passez et recevez les appels dans Cigales avec votre microphone et votre casque. Les collaborateurs conservent le contexte du dossier dans leur environnement de travail.
- Raccorder un téléphone SIP
- Créez un poste et récupérez ses paramètres de connexion pour configurer un téléphone compatible. Associez le poste physique au collaborateur qui utilise aussi le téléphone web.
- Acheminer vers une destination SIP
- Un bloc de transfert peut joindre une destination SIP configurée, un numéro téléphonique ou un poste web. Le raccordement s’adapte aux destinations préparées pour votre accueil.
- Un client de bureau Windows
- Gardez votre téléphone dans une application dédiée avec ses notifications. Le collaborateur utilise son compte et les équipements audio de son poste.
Accompagner la conversation et son suiviDes fonctions d’assistance activées selon les usages et les accès de l’équipe.
- Agent vocal intégré au scénario
- Configurez ses instructions et les actions autorisées : consulter une commande, transmettre un SMS, prendre un message ou passer la main à un interlocuteur préparé.
- Disponibilités hôtelières par la voix
- Avec la source hôtelière compatible raccordée, l’agent vocal peut rechercher les chambres pour les dates et occupants demandés, puis s’appuyer sur les tarifs retournés pour renseigner le voyageur.
- Transcription et synthèse
- Retrouvez le texte de l’échange et une synthèse pour préparer sa suite. Les informations proposées se relisent dans le dossier avant leur utilisation par l’équipe.
- Suggestions pendant l’appel
- L’assistance peut proposer au collaborateur une réponse à partir du catalogue et des consignes commerciales configurés. Il garde le choix de la formulation et de l’action.
- Traduction écrite vers le français
- Sur les échanges pris en charge, affichez une traduction des interventions de l’appelant à partir de la transcription. Le collaborateur dispose d’une aide pour suivre la conversation.
- Accompagnement par un superviseur
- Sur les appels compatibles et avec l’autorisation dédiée, un responsable peut écouter, conseiller le collaborateur ou rejoindre la conversation. L’organisation prépare les usages et l’information des personnes concernées.
Voir ces fonctions en pratique
Composer un accueil téléphonique avec des blocsReconnaître le séjour d’un client qui appelleEn pratique
Des situations que vous connaissez.
Responsables d’accueil et équipes techniques
Composer un accueil téléphonique avec des blocs
L’accueil doit traiter plusieurs motifs d’appel, reconnaître les clients et distribuer les communications selon les horaires. L’équipe compose ce parcours dans l’éditeur visuel du moteur Cigales.
Explorer ce cas d’usageReconnaître le séjour d’un client qui appelle
Personnalisez l’accueil de l’hôtel avec la réservation associée au numéro appelant.
Faire sonner le poste de bureau et le téléphone web
Associez les équipements SIP compatibles aux collaborateurs de votre accueil.
Traiter les appels dans le navigateur
Retrouvez le téléphone dans votre environnement de travail.
Adapter l’accueil aux horaires
Préparez le parcours téléphonique selon votre organisation.
Distribuer les appels à une équipe
Organisez la réception au-delà d’une seule personne.
Passer un appel au bon interlocuteur
Poursuivez la conversation avec la personne concernée.
Préparer la suite d’un appel
Retrouvez l’échange et contactez le client dans son contexte.
Recevoir les appels sur le bureau Windows
Gardez un accès au téléphone depuis le poste de travail.
Avant de commencer
Vos questions,
nos réponses.
Comment composer notre serveur vocal interactif ?
L’éditeur visuel permet de relier des blocs d’annonce, menu, horaires, recherche métier, condition et transfert. Vous préparez le scénario en brouillon, puis publiez la version utilisée pour vos appels. Les variables du parcours personnalisent les messages et les décisions.
Comment reconnaître un client qui appelle pour son séjour ?
Avec une source de réservations raccordée, un bloc recherche le séjour associé au numéro appelant. Il peut préparer une annonce avec le prénom et les dates pendant que la réception sonne. Nous préparons la source hôtelière compatible et les informations utilisées par l’accueil.
Quels postes pouvons-nous utiliser avec Cigales ?
Votre équipe peut utiliser le téléphone dans le navigateur, l’application Windows et des téléphones SIP compatibles. Les postes physiques peuvent être associés aux collaborateurs et aux groupes de réponse. Nous préparons les paramètres de connexion et les essais d’appel avec vos équipements.
Faisons avancer votre projet
Commençons par
votre quotidien.
Ce qui vous prend du temps. Ce que vous aimeriez simplifier.
C’est le meilleur point de départ pour en parler.